議事録が上がるまで、
2〜3週間から2〜3日へ。
現場で実感したAI導入の変化

会議ごとに書記を決め、議事録を作成してから紙で回覧・承認。通常業務と重なると作成が遅れ、回覧まで含めて約1か月半かかることも。急ぎの情報が届きにくい状況でした。

録音からAIで議事録を作り、確認・承認へつなぐ仕組みを導入しました。会議後、議事録が上がるまでの期間が、以前の2〜3週間から2〜3日へ変わったといいます。

1. 会議を録音し、種類・タイトルを設定
2. AIが議事録を作成
3. 人が内容を確認・修正
4. 承認を依頼し、スマホで確認

誰の確認が止まっているかも分かるため、声をかけやすくなりました。一方、承認には今も時間がかかる場合があります。「2〜3日」は全員の承認が終わるまでの期間ではありません。

操作に不慣れな職員には抵抗感もあり、ログインやアクセスの手助けが必要でした。実際に使って便利さを知ることで、少しずつ利用が進んでいったそうです。

ケース記録など、ほかの業務へ時間を回せるようになったと高木さん。この作業のための残業も減ったという実感があります。今後は、ほかの文書や就業規則に関わる活用にも関心を寄せています。

記録が速くなり、楽になった。その実感が、勧める理由でした。まずは、議事録や紙の回覧など、日々の負担が見えやすい業務から考えてみませんか。

自施設なら何から始める？

「議事録がなかなか上がらない」「職員が操作に慣れていない」。今困っていることからお聞かせください。

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導入を決めた経営側の考えは、高桑理事長のインタビューで紹介しています。

取材・構成：Yutoria。発言は文意を保って抜粋・整理しています。期間や変化はご本人の説明・実感です。写真はインタビュー動画から切り出しました。